Il software di gestione del PROTOCOLLO INFORMATICO è la soluzione Delta Processing per le seguenti attività:
L'inserimento di alcuni campi (categoria/classe/fascicolo, tipologia del documento, ecc.) è facilitato dalla possibilità di richiamare direttamente dal documento alcune tabelle precaricate. Per quanto riguarda l'oggetto del documento, il relativo testo può essere inserito manualmente (la procedura provvederà a normalizzarlo). A corredo del documento possono essere visionati i corrispondenti.
Il software consente la gestione dell’iter del documento in maniera semplice ed efficace: l'inserimento dell'ufficio, del responsabile, della data di evasione, della data di scadenza per ciascun procedimento permette in qualunque momento di ottenere un listato col quale è possibile venire a conoscenza dei procedimenti ancora non evasi, delle loro scadenze e del responsabile. Sono disponibili stampe dello scadenzario per data o per responsabile.
Il software di Protocollo Informatico permette la protezione del documento in caso di avvenuto passaggio in definitivo: dopo la fase di inserimento, il programma permette le variazioni dei soli dati previsti dalla normativa vigente. Possono inoltre essere effettuati solo annullamenti logici e non cancellazioni fisiche.
Particolarmente facile è la ricerca dei documenti contenuti nel registro di protocollo, che può essere effettuata attraverso parole chiave singole o combinate. La ricerca di un documento protocollato può avvenire tramite selezione dei documenti di interesse da una lista predefinita ed effettuando su queste ricerche su qualunque tipo di informazione proposta, o costruendo direttamente l'interrogazione desiderata.
In fine la procedura stampa, secondo le direttive di legge, il Registro di Protocollo ( in ordine di data o in ordine di numero) e alla registrazione dei documenti per classe e per fascicolo. Sono previste anche diverse stampe di servizio utili per la distribuzione della posta interna.
