Il software di gestione del PROTOCOLLO INFORMATICO consente la gestione dei movimenti di arrivo, partenza per
l' esterno e per l' interno, di tutti i documenti, atti, corrispondenze dell'Ente Pubblico e consente la registrazione di tutti i dati previsti dalla normativa vigente, (data ed estremi della lettera, categorie, oggetto, mittenti e destinatari, tipologia documenti, allegati ) i controlli e limitazioni sulle operazioni di modifica e cancellazione del protocollo. Particolarmente facile risulta la ricerca dei documenti contenuti nel registro del protocollo. Qualsiasi informazione inserita nel registro può costituire chiave di ricerca singola o combinata: è possibile in questo modo ottenere, per esempio, la situazione a video o in stampa di tutti i documenti inviati ad un singolo mittente, tutti i documenti relativi ad uno specifico oggetto, tutti i documenti della stessa tipologia (per es. raccomandate) inviati ad un certo ufficio.  Gestisce l' iter del documento protocollato, infatti è possibile associare a ciascun documento un responsabile e una eventuale scadenza di risposta al fine di poter verificare il rispetto dei termini. La procedura prevede poi le stampe dei registri in vari formati su stampanti laser/inkjet. 

E' prevista la protezione del documento in caso di avvenuto passaggio in definitivo, infatti d opo la fase di inserimento, il programma permette le variazioni dei soli dati previsti dalla normativa vigente. Possono inoltre essere effettuati solo annullamenti logici e non cancellazioni fisiche.

L'inserimento di alcuni campi (categoria/classe/fascicolo, tipologia del documento, ecc.) è facilitato dalla possibilità di richiamare direttamente dal documento alcune tabelle precaricate. Per quanto riguarda l'oggetto del documento, il relativo testo può essere inserito manualmente (la procedura provvederà a normalizzarlo).

A corredo del documento possono essere visionati i corrispondenti.

La ricerca di un documento protocollato può avvenire tramite selezione dei documenti di interesse da una lista predefinita ed effettuando su queste ricerche su qualunque tipo di informazione proposta, o costruendo direttamente l'interrogazione desiderata.

Il programma prevede la Gestione dell' Iter . L'inserimento dell'ufficio, del responsabile, della data di evasione, della data di scadenza per ciascun procedimento permette in qualunque momento di ottenere un listato col quale è possibile venire a conoscenza dei procedimenti ancora non evasi, delle loro scadenze e del responsabile. Sono disponibili stampe dello scadenzario per data o per responsabile. 

In fine la procedura stampa, secondo le direttive di legge, il Registro di Protocollo ( in ordine di data o in ordine di numero) e alla registrazione dei documenti per classe e per fascicolo. Sono previste anche diverse stampe di servizio utili per la distribuzione della posta interna.